Vedtægter
INDHOLDSFORTEGNELSE
- NAVN
- FORMÅL
- GENERALFORSAMLINGEN, KOMPETENCE, STED OG INDKALDELSE
- GENERALFORSAMLINGEN, DAGSORDEN
- GENERALFORSAMLINGEN, MØDERET
- GENERALFORSAMLINGEN, DIRIGENT, BESLUTNINGER MV
- BESTYRELSEN
- FORRETNINGSUDVALGET
- TEGNINGSREGEL
- KONTINGENT OG ANDRE PLIGTER
- OPTAGELSE AF NYE MEDLEMMER
- OPSIGELSE AF MEDLEMSKAB
- SANKTIONER OG EKSKLUSION
- OPLØSNING
- KONFLIKTER OG TVISTER
- REGNSKAB OG HÆFTELSE
1.1. Fællesskabets navn er Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 (forkortet KomUdbud).
1.2. Fællesskabet har hjemsted i samme kommune som den til enhver tid siddende forretningsudvalgs formand.
1.3. Fællesskabets sekretariat er som udgangspunkt placeret i samme kommune som den til enhver tid siddende forretningsudvalgs formand.
- FORMÅL
2.1. Fællesskabets formål er at fremme et effektivt, professionelt og forpligtende offentligt udbudsfællesskab og herved opnå store gevinster gennem fælles udbud.
2.2. Fællesskabet skal ved anvendelse af effektive administrations- og udbudsprocesser samt via fællesskabets volumen skabe effektiviseringsgevinster til gavn for de enkelte medlemskommuner.
Fællesskabets formål er endvidere at sikre videndeling og udvikling af analyser, metoder og standardprocedurer samt sikre kvaliteten, standardisering og professionalisering af udbudskompetencerne hos medlemmerne.
2.3. Endelig er fællesskabets formål at sikre, at udbudsprocedurer, der er gennemført i fællesskabets regi, sker i overensstemmelse med den gældende lovgivning, herunder EU's udbudsregler.
2.4. Fællesskabet har ikke til formål at oparbejde overskud.
- GENERALFORSAMLINGEN, KOMPETENCE, STED OG INDKALDELSE
3.1. Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle fællesskabets anliggender inden for de i lovgivningen og nærværende vedtægter fastsatte grænser.
3.2. Bestyrelsen fastsætter mødestedet for generalforsamlingen.
3.3. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i maj måned. Generalforsamlinger indkaldes af bestyrelsen med mindst 6 ugers og højst 8 ugers varsel ved almindeligt brev eller e-mail til hvert enkelt medlem.
3.4. Ekstraordinære generalforsamlinger skal afholdes, når 1 bestyrelsesmedlem eller 1 medlemskommune forlanger eller finder det hensigtsmæssigt. Ekstraordinær generalforsamling til behandling af et bestemt angivet emne skal indkaldes senest 2 uger efter, at det skriftligt er forlangt af 1 bestyrelsesmedlem eller 1 medlemskommune.
3.5. Forslag fra fællesskabets medlemmer til behandling på generalforsamlingen skal skriftligt være indgivet til bestyrelsen i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen. Forslag modtaget senest 5 uger før generalforsamlingens afholdelse skal altid optages på dagsordenen.
4.1. Senest 4 uger før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuldstændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, og for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige fællesskabets årsregnskab, fremsendes til fællesskabets medlemmer.
4.2. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte:
- Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning, herunder status på udbudsplan
3. Forelæggelse af fællesskabets årsregnskab til godkendelse samt næste års budget
4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab
5. Godkendelse af udbudsplan efter indstilling fra bestyrelsen
6. Orientering om udviklingsplan
7. Godkendelse af kontingent
8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
9. Eventuelt
5.1. Hver medlemskommune kan deltage på generalforsamlingen ved deltagelse af en repræsentant, som udøver stemmeret på vegne af den pågældende medlemskommune. Repræsentanten skal være ansat på direktionsniveau eller dennes nærmeste stedfortræder i den pågældende medlemskommune. Øvrige relevante embedsmænd fra medlemskommunerne kan også deltage og har i så fald taleret, men ikke stemmeret.
5.2. Deltagelse på generalforsamlingen kan ikke ske ved fuldmagt.
- GENERALFORSAMLINGEN, DIRIGENT, BESLUTNINGER MV.
6.1. Generalforsamlingen udpeger en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivning.
6.2. På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme.
6.3. Beslutninger på generalforsamlinger træffes ved simpelt stemmeflertal, jf. dog punkt 6.4.
6.4. Generalforsamlingen skal træffe beslutning om forhold, der har væsentlig økonomisk og politisk betydning for fællesskabet. Herudover træffer generalforsamlingen beslutning om følgende forhold med kvalificeret flertal:
a) Ændringer af fællesskabets vedtægter
b) Optagelse af nye medlemmer
c) Vedtagelse af udbudsplanen
d) Afsættelse af bestyrelsesmedlemmer før udløb af den pågældendes valgperiode
e) Eksklusion af medlemskommuner.
6.5. Ved kvalificeret flertal forstås 2/3 af de afgivne stemmer.
6.6. Over det på generalforsamlingen passerede føres en protokol, der underskrives af dirigenten.
- BESTYRELSEN
7.1. Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af fællesskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisering og drift af fællesskabets virksomhed.
7.2. Bestyrelsen består af 5 medlemmer, som vælges af generalforsamlingen.
7.3. Bestyrelsen er selvsupplerende.
7.4. Den, der opstiller til bestyrelsen, skal være ansat i en medlemskommune på direktionsniveau, eller chef med direkte reference til kommunaldirektøren.
7.5. Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke længere er ansat i kommunen eller ikke længere er ansat på direktionsniveau, eller fungerer som chef med direkte reference til kommunaldirektøren, udtræder denne straks af bestyrelsen.
7.6. Bestyrelsesmedlemmerne vælges forskudt hvert 2. år, således at 2 medlemmer er på valg et år, og de 3 øvrige medlemmer er på valg det følgende år.
7.7. Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand og en næstformand.
7.8. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt. Indkaldelse sker almindeligvis med mindst 8 kalenderdages varsel.
7.9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer er til stede. De i bestyrelsen behandlede emner afgøres ved simpelt stemmeflertal. Formandens stemme er udslagsgivende ved stemmelighed. Ved formandens forfald er næstformandens stemme udslagsgivende.
7.10. Bestyrelsen kan ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, ligesom bestyrelsen kan fastsætte arbejdsopgaver og instrukser for forretningsudvalget i forretningsordenen.
- FORRETNINGSUDVALGET
8.1. Bestyrelsen nedsætter en forretningsudvalg, som varetager den daglige ledelse af fællesskabet.
- TEGNINGSREGEL
9.1. Fællesskabet tegnes af formanden for bestyrelsen sammen med et øvrigt bestyrelsesmedlem eller af den samlede bestyrelse.
- KONTINGENT OG ANDRE PLIGTER
10.1. Fællesskabets medlemmer betaler medlemskontingent til fællesskabet.
Kontingentet består af et årligt beløb, som dækker fællesskabets fællesomkostninger.
10.2. Medlemmerne er forpligtede til at varetage et antal af de udbud, som fremgår af den 3-årige udbudsplan som tovholderkommune. Bestyrelsen udarbejder en beskrivelse af tovholder- og vicetovholderkommunens pligter og rettigheder.
10.3. Kontingent og antallet af udbud som tovholderkommune gradueres i forhold til den enkelte kommunes størrelse målt efter antal indbyggere. Bestyrelsen udarbejder principper for beregning af medlemskontingentet samt fordeling af udbud.
10.4. På baggrund af fællesskabets regnskab fremsætter bestyrelsen forslag til generalforsamlingen til budget samt medlemskontingentet for det kommende år.
10.5. Udgifter i forbindelse med klagesager fordeles ligeligt mellem de kommuner, der deltager i udbuddet. De nærmere principper herfor fastsættes af bestyrelsen.
- OPTAGELSE AF NYE MEDLEMMER
11.1. Som medlem i fællesskabet kan optages danske kommuner.
11.2. Bestyrelsen behandler ansøgning om medlemskab af fællesskabet, som videresender ansøgningen sammen med en indstilling til generalforsamlingen.
11.3. Generalforsamlingen træffer beslutning om at optage nye medlemmer, jf. pkt. 6.4, litra b.
11.4. Nye medlemmer indtræder i samarbejdet med samme rettigheder og forpligtelser som eksisterende medlemmer.
11.5. Ved optagelse i fællesskabet betales forholdsmæssigt kontingent for det indeværende år.
- OPSIGELSE AF MEDLEMSKAB
12.1. Et medlem kan til enhver tid opsige sit medlemskab i fællesskabet.
12.2. Medlemskabet skal opsiges skriftligt ved brev eller e-mail til forretningsudvalget. Medlemsskabet skal opsiges med 6 måneders varsel. Indbetalt kontingent tilbagebetales ikke.
12.3. Såfremt et medlem har givet bindende tilsagn om at deltage i et eller flere udbud i overensstemmelse med udbudsplanen, er medlemmet forpligtet heraf trods opsigelse. Medlemskommunen er endvidere forpligtet til at afslutte igangværende udbud som tovholderkommune.
12.4. Ved opsigelse bevarer fællesskabet retten til aktiver og passiver, herunder udarbejdede modeller mv.
- SANKTIONER OG EKSKLUSION
13.1. Såfremt et medlem handler i strid med fællesskabets formål eller misligholder sine medlemsforpligtelser i øvrigt, kan bestyrelsen give det pågældende medlem en skriftlig advarsel.
13.2. Ved gentagen eller væsentlig overtrædelse af fællesskabets vedtægter kan generalforsamlingen ekskludere et medlem.
13.3. I forbindelse med eksklusion tilbagebetales kontingentet ikke.
13.4. Et ekskluderet medlem er forpligtet til at deltage i de udbud, som den pågældende kommune har givet bindende tilsagn om at deltage i.
13.5. Fællesskabet bevarer retten til aktiver/passiver, herunder udarbejdede modeller mv.
- OPLØSNING
14.1. Fællesskabets opløsning kan alene ske på en generalforsamling indkaldt med dette formål for øje. Beslutning om opløsning kan kun gyldigt vedtages, såfremt 2/3 af medlemmerne er repræsenteret, og såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for forslaget.
14.2. Såfremt der ikke er det fornødne fremmøde til at træffe beslutning efter punkt 14.1, kan beslutning om opløsning af fællesskabet træffes på en ny generalforsamling indkaldt med dette formål for øje. Beslutning om opløsning er gyldigt vedtaget, såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for forslaget.
14.3. Fællesskabets eventuelle formue og midler skal ved opløsning tilbageføres til medlemmerne i forhold til deres indbetalte kontingent i de seneste 3 år.
- KONFLIKTER OG TVISTER
15.1. Tvister mellem medlemmerne, der opstår i forbindelse fællesskabets drift, skal søges løst ved forhandlinger mellem medlemskommunernes kommunaldirektører.
15.2. Hvis punkt 15.1 ikke fører til enighed, kan medlemmerne anmode en opmand om at tage stilling til den opståede uenighed. Hvis medlemmerne ikke er enige om en opmand, kan fællesskabet anmode KL om at udpege en opmand.
15.3. Medlemmerne bærer egne omkostninger i forbindelse med tvisteløsning, medmindre opmanden ved skriftlig og begrundet beslutning bestemmer andet.
- REGNSKAB OG HÆFTELSE
16.1. Fællesskabets midler skal af sekretariatskommunen anbringes i et anerkendt pengeinstitut.
16.2. Regnskabs- og kontingentåret følger kalenderåret.
16.3. Fællesskabets revisor vælges af sekretariatskommunen.
16.4. Fællesskabets medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og forretningsuvalgsmedlemmer hæfter ikke personligt for de af fællesskabet indgåede forpligtelser. Bestyrelsesmedlemmerne kan dog blive erstatningsansvarlige, hvis de under udførelse af deres stilling handler ansvarspådragende.
16.5. Fællesskabets medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for fællesskabet bortset fra at indbetale kontingent. Fællesskabets medlemmer har ikke krav på nogen del af Fællesskabets formue eller udbytte af nogen art.
---oo0oo---
Således vedtaget ved Fællesskabets stiftelse den 7. februar 2012.
Vedtægterne er blevet revideret efter generalforsamling i 2016
_________________
Jann Hansen, dirigent