Udbudspolitik

Om KOMUDBUD

KOMUDBUD er Danmarks største indkøbsfællesskab, og rummer i alt 15 medlemskommuner fordelt på Fyn og Jylland. Du kan finde de konkrete kommuner ved at følge dette link

KOMUDBUD har i sin nuværende form eksisteret siden februar 2012, og gennemfører udbud på vegne af næsten 1,5 mio. borgere.

Vision for indkøbsfællesskabet

Det er KOMUDBUDs vision, at skabe Danmarks mest effektive, professionelle og forpligtende offentlige Udbudsfællesskab.

De overordnede formål bag KOMUDBUD er:

  • at skabe konkurrencedygtige aftaler og stor volumen på de indgåede aftaler, så de respektive indkøbsafdelinger under KOMUDBUD kan bidrage til at løse kommunernes økonomiske udfordringer.
  • at udbudsmateriale koordineres og disponeres med henblik på at opnå stordriftsfordele til gavn for de enkelte medlemskommuner.
  • at forpligte medlemskommunerne på fælles aftaler med henblik på at fremme e-handel.
  • at dygtiggøre og kompetenceudvikle udbudsmedarbejdere inden for KOMUDBUD.

Placering af udbud

KOMUDBUDs udbudsplan synliggør fællesskabets udbud, som omfatter forskellige former for varekøb og tjenesteydelser/ serviceydelser. Udbudsplanen vil løbende blive udvidet med nye udbudsområder, og KOMUDBUD har herunder en arbejdsgruppe nedsat, der holder sig orienteret bredt blandt kommunerne omkring nye, egnede områder.

KOMUDBUD vil, i det omfang de findes relevant, anvende de forpligtende indkøbsaftaler gennemført ved Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Som mulig leverandør kan du holde dig orienteret omkring aktuelle og kommende udbud på KOMUDBUDs hjemmeside, eller via dette link.

De enkelte medlemskommuner vil i forskelligt omfang opretholde egne udbud parallelt med de fælleskommunale udbud under KOMUDBUD. KOMUDBUD vil ikke orientere omkring dette, og du skal som interesseret leverandør derfor holde dig orienteret med kommunernes respektive udbudsplaner.


Udbudsprocessen – hvordan arbejder vi?

I forhold til varetagelse af udbudsprojekter er konstruktionen som hovedregel, at to kommuner danner parløb omkring projektet og sikrer involvering af de øvrige interesserede kommuner.

Den ene af kommunerne har en tovholder rolle, mens den anden har en vicetovholderrolle. I det omfang at det er muligt, prioriteres det, at én af disse kommuner tidligere har gennemført et udbud på området.

Det vil som udgangspunkt også være de samme to kommuner, der tager de endelige beslutninger omkring udbudstyper, sortiment, krav m.v. – dette med henblik på at få det bedste fundament for et udbud samt mange deltagende kommune med i de endelige kontrakter.

Hvis det vurderes nødvendigt at få faglig viden ind i projektet, så har de kommuner, der deltager i udbuddet, en mulighed for, at byde fagpersoner ind. På den måde sikres det, at der kommer viden fra praksis ind og som igen bidrager med mere kvalitet i udbudsmaterialet.

KOMUDBUD foretager også eksterne høringer. Dette betyder, at KOMUDBUD inviterer leverandører ind for at få deres perspektiv på forskellige elementer. Dette kan f.eks. være nogle konkrete produktkrav, systemkrav eller måske nogle kontraktvilkår, som vi kan være i tvivl om, hvordan de vil blive tolket og modtaget.

Som hovedregel foregår høringerne digital, men vi inviterer også gerne ind til fysiske møder, hvis det er mere gavnligt for dialogen. Målet er, at opnå mere viden omkring det konkrete produktområde og/eller de krav og vilkår, som vi som ordregiver tænker at knytte dertil.

KOMUDBUD har udarbejdet projektskabeloner, vejledninger, kontraktsmateriale m.v. til den fulde proces.

Nedenstående model illustrerer i hovedtræk processen fra de indledende foranalyser til kontraktens indgåelse og den efterfølgende drift.

 

Målsætninger for KOMUDBUD

Medlemskommunerne i KOMUDBUD har besluttet nogle overordnede strategiske målsætninger, som indkøbsfællesskabet altid har for øje, når der gennemføres udbud.
 

 

2.1 Reducere transaktionsomkostninger

KOMUDBUD har som indkøbsfællesskab stort fokus på, at reducere transaktionsomkostninger i relation til gennemførelse af udbud. Transaktionsomkostninger skal i denne henseende både ses som de ressourcer, der ligger i udbudsgennemførelse for de enkelte kommuner, men naturligvis også for de leverandører, der ønsker at byde ind på de opgaver, som kommunerne udbyder.

Derfor har KOMUDBUD et stærkt ønske om, at gennemføre udbud i indkøbsfællesskabet med så stor tilslutning som muligt. Vores udbudsplanlægning strækker langt frem, så hver medlemskommune har en mulighed for at planlægge, sikre deltagelse og herunder også bidrage med den faglighed og erfaring fra praksis, som vi også afhænger af.

Ved at placere udbud i indkøbsfællesskabet, gennemfører kommunerne samlet set færre udbud med større indkøbsvolumen. Dette bidrager til at reducere transaktionsomkostningerne for de leverandører, som ønsker at byde på kommunernes opgaver. Dertil vil man som leverandør have ét kontraktgrundlag med flere kommuner bag. Dette skulle gerne bidrage til en mere enkel og gennemsigtig kontraktstyring.

Kommunernes forpligtelser

KOMUDBUD er ligesom andre indkøbsfælleskaber afhængige af, at der er bred tilslutning til aftalerne, ligesom aftalerne efterfølgende også anvendes og skaber værdi i kommunerne.

Det er KOMUDBUDs mål at øge deltagelsen på de enkelte udbudsområder fra gang til gang. Tilsvarende er det vigtigt, at nye udbudsområder lokaliseres, og enkelte kommuner herunder har mod til at gennemføre nye udbud eller gentænke eksisterende udbudsområder.

Medlemskommunerne forpligter sig ind i fællesskabet i forhold til deltagelse i udbudsprojekterne. Derudover forpligter man sig ligeledes på, at varetage og gennemføre en andel af udbuddene.

 

2.3 Høj professionalisme

KOMUDBUD ønsker at højne det faglige niveau og øge den enkelte medarbejders professionalisme. Derfor afholdes der to gange årligt fællesdage i KOMUDBUD, hvor fagligheden er i fokus – uanset om man er udbudskonsulent, contract manager, controller eller arbejder på at øge e-handel i kommunerne.


Medlemskommunerne forpligter sig dertil også, at bidrage ind i forskellige arbejdsgrupper, som har til formål dels at styrke de eksisterende arbejdsgange, men også at sikre, at vi i fællesskabet er klar på de udfordringer, der møder os i fremtiden.  Aktuelt har KOMUDBUD en ambitiøs udviklingsplan, der i årene 2016-2019 sætter særligt fokus på

  • Kerneforretningen
  • Købmandskab
  • Digitalisering
  • Kontraktstyring
  • Kompetenceudvikling
  • Samarbejdspartnere
  • Kommunikation

Du kan finde den fulde udviklingsplan ved at klikke på dette link.

KOMUDBUD afvikler løbende interne kurser og seminarer om relevante emner, som kan bidrage til at sikre et højt kompetenceniveau.